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【EAP培训】与下属沟通处理&向上司通报3技巧

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  EAP培训聚焦于企业员工,自然与职场有着剪不断的联系,在职场中最重要的莫过于沟通了,无论是向上还是向下通报...为什么会产生问题?领导者最常见的问题是什么?发生问题时,该如何面对与解决,又该如何向领导汇报呢?  

  当我们遇到问题时,需先确认真正的问题点是什么,问对问题、掌握问题核心,才能够提出解决问题的方案。藉由透视问题,厘清事情的真相,才能有效分析问题和思考解决,并且迅速向上通报。

  透视问题找出真相

  会产生问题的原因,最主要是发生问题时,常把表象的人、事、时、地、物等“现象的描述”,当成问题处理,忘记掌握真实问题产生的伤害。处理问题时,应该要处理所谓的“问题点”,也就是会有伤害性或发生损失的因素,包括:金钱、法律刑责、生命安全,甚至是商誉等,而非先处理或检讨所谓问题事件的表象描述。

  问题与原因分析

  处理问题时,领导者的位阶不同,看待问题的层面或处理的方式,会有所不同,但在分析问题的步骤和技巧,主要判断基准还是会依照该问题究竟会对企业带来什么伤害,包含:损失金额的多寡或是伤害严重性有多大等来进行评价。虽然每个企业对于问题处理问题决策模式和优先选择各不同,但,若有危及金钱或是人生安全的部分绝对需要优先处理,以防止事件的不断扩大。透过问题点的分析,找出和确认问题点及伤害点后,便能确认哪些是首先必须被解决的,同时提出可行的决策。领导者对于最好的决策,常存有疑惑,绞尽脑汁总想提出最好的。但其实:没有所谓最好的决策,“决策”只是一种选择,只有所谓对目前最适合的决策。

  向上回报技巧

  当问题刚开始发生时,领导者向上汇报的重点有两项:首先,告知问题点是什么,并且提出解决方案和处理流程,当然,最好能够准备多个解决备案,让主管有所选择,并且征询主管意见。再则,告知待问题处理完毕后,会再向上进行报告。

  至于问题处理后,又该如何向上报告呢?建议可以从以下“向上回报3技巧”来处理:

  1、告知结论:也就是先告知问题已经处理完毕,让上级安心。

  2、过程说明:依照问题发生的经过,运用条例式的方式说明,如此可以让上级感受到你的分析是条理分明,清楚陈述问题点。

  3、建议说明:告知上级,为了避免之后又遇到相同的问题,可运用问题解决的三步骤原则,提出短期对策、中长期对策、以及预警系统和通报告系统各将如何处理。

  好的领导者面对问题时不仅能够向下领导员工、下达命令处理解决,在回报上级时,更能有系统、条列式的说明,并提出建议和改善对策,表现出积极的态度,让上级感受其对公司的热情和积极面。

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